Les recruteurs et les responsables du recrutement doivent évaluer les compétences et l'efficacité des candidats. Mais déterminer le degré de familiarité d'un candidat avec Microsoft Office et ses différents programmes peut s'avérer difficile. 

Les tests de compétences Microsoft Office constituent un excellent outil pour les recruteurs, qui peuvent ainsi rationaliser le processus d'embauche et choisir les meilleurs candidats possibles. 

Pour comprendre l'importance des tests de compétences Microsoft Office, considérez les avantages et les considérations d'embauche présentés ci-dessous. 

Quels rôles requièrent des tests de Microsoft Office ?

De nombreux postes exigent ou bénéficient d'une bonne maîtrise de Microsoft Office. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de fonctions courantes qui requièrent des compétences informatiques correctes, voire excellentes, et qui nécessitent des tests de compétence en Microsoft Office avant l'embauche. 

Rôles administratifs

Tout rôle nécessitant la programmation, la saisie de données ou d'autres tâches administratives exigera une compréhension générale des programmes Microsoft Office. 

Employés de bureau

De nombreux employés de bureau doivent créer des présentations et organiser des données, ce qui signifie qu'ils doivent avoir des compétences en Powerpoint ou en Excel. 

Service clients

Les employés du service clientèle doivent généralement maîtriser Excel ou Access pour communiquer avec les clients et les autres services. 

Ventes et marketing 

Les vendeurs et les équipes de marketing ont souvent besoin de quantifier et de documenter leurs succès ou leurs échecs à l'aide de programmes Microsoft Office. 

Postes financiers

Tout emploi qui tourne autour des finances et de la comptabilité nécessitera des compétences en Microsoft Office, notamment en Excel. 

Comment déterminer les compétences d'un candidat en matière de Microsoft Office ?

Avant d'embaucher un candidat pour l'un des postes ci-dessus, il est préférable de déterminer ses compétences en Microsoft Office. Il existe différentes façons de déterminer les compétences informatiques d'un candidat et de savoir s'il est le bon candidat pour le poste. 

Pour déterminer les compétences requises, vous devez comprendre le rôle pour lequel vous recrutez, la familiarité du candidat avec Microsoft Office et ses compétences calculées. 

Aperçu des responsabilités

Pour déterminer les compétences en Microsoft Office d'un candidat, vous devez d'abord définir les compétences requises pour le poste. Si vous n'avez pas de critère de mesure pour les compétences requises, les résultats du test ne sont pas aussi pertinents. 

Lorsque vous entamez le processus de recrutement pour un nouveau poste, soulignez les compétences en Microsoft Office nécessaires pour interpréter les résultats du test de manière appropriée. 

Si un poste consiste principalement à utiliser Excel, le score plus faible d'un candidat en Powerpoint ne sera pas nécessairement un inconvénient à son embauche. Si un autre candidat obtient un score élevé dans toutes les catégories mais un score légèrement inférieur en Excel, il n'est peut-être pas le meilleur candidat, même s'il fait preuve de grandes compétences informatiques. 

Interview

Une façon d'éliminer les candidats qui ne savent pas ce qu'ils font chez Microsoft est de poser des questions ouvertes. 

Plutôt que de demander : "Savez-vous créer des modèles dans Excel ?", demandez-leur : "Dans quel but utilisez-vous principalement Excel ? Cette question vous aidera à évaluer ce qu'ils connaissent du logiciel. Si vous posez des questions auxquelles ils peuvent répondre par oui ou par non, vous aurez plus de mal à évaluer leur niveau de compétence.

Administrer les tests

Le moyen le plus simple et le plus efficace de tester les compétences Microsoft d'un candidat est de lui faire passer un test de compétences MS Office ! Certaines personnes s'énervent lors d'un entretien ou ont du mal à mettre des mots sur leurs compétences informatiques. C'est pourquoi les tests de compétences Microsoft Office sont souvent plus fiables que les tests de compétences informatiques effectués lors d'un entretien. 

Il existe de nombreuses ressources où les recruteurs peuvent trouver un test de compétences Microsoft Office gratuit pour l'emploi. Ces tests facilitent le travail du responsable du recrutement et vous garantissent d'engager une personne possédant les compétences appropriées pour le poste. 

Compétences communes à Microsoft Office recherchées par les autres employeurs

Microsoft Office se compose de cinq programmes : Excel, Word, Outlook, Powerpoint et Access. 

Pour vous aider à comprendre quelles sont les compétences Microsoft les plus appréciées par les employeurs, cette section énumère les dix compétences les plus recherchées dans chaque programme. 

Excel

• Analyser les tableaux
• Graphiques et sparklines
• Créer des feuilles de calcul et des tableaux
• Formatage conditionnel
• Convertir du texte en colonnes
• Analyse, validation et regroupement des données
• Formules
• Fonctions (logiques, financières, statistiques, date et heure)
• Recherche d'objectifs, Gestionnaire de scénarios, Solveur
• Macros

Word

• Comparer et fusionner des documents
• Créer et gérer des commentaires
• Créer des formulaires avec des champs et des outils de formulaire avancés
• Créer des étiquettes et des modèles
• Mise en forme des documents et des tableaux
• Vérification de la grammaire et de l'orthographe
• Fusion de courrier Intégration d'Outlook
• Mise en page et formatage du texte
• Partage et protection des documents
• Suivi des changements

Outlook

• Courriel et réponse automatique
• Calendriers 
• Utilisation des champs Cc : et Bcc :.
• Configurer les paramètres et les filtres de messagerie
• Créer une carte de visite électronique
• Créer et envoyer des messages électroniques
• Gérer le courrier indésirable et les dossiers
• Programmation et planification des réunions
• Définir des règles de messagerie et des signatures de courriel
• Envoi de pièces jointes

PowerPoint

• Diffuser et partager des diaporamas
• Créer des présentations
• Créer et formater des modèles
• Créer des diaporamas interactifs 
• Insérer, incorporer et lier des données et des médias entre les plateformes
• Insérer des hyperliens
• Insérer et formater des supports sonores et vidéo
• Lien et intégration de la vidéo
• Travailler avec des maîtres de diapositives
• Utiliser la ligne de temps avancée

Accès

• Créer et concevoir des bases de données
• Créer des requêtes avancées
• Contrôles calculés
• Tri des données 
• Filtrage des données
• Établir des relations entre les tables 
• Lignes de jonction entre les tables
• Utiliser VBA avec Access
• Utiliser SQL avec Access
• Utiliser d'autres applications Office avec Access

Avantages de l'utilisation d'un test en ligne de compétences en Microsoft Office

Pour aider les recruteurs à comprendre à quel point les tests d'évaluation de Microsoft Office sont un atout, découvrez les trois principaux avantages de leur utilisation au cours du processus de recrutement. 

Test pratique

Lorsqu'il s'agit d'embaucher des personnes, ce n'est souvent qu'une fois qu'elles sont en poste que l'on voit leur véritable potentiel et leurs capacités. Mais en utilisant un test de compétences Microsoft, vous pouvez observer leurs capacités pratiques et leurs compétences informatiques en action.

Plutôt que d'espérer qu'ils soient à la hauteur de leur CV, vous pouvez les mettre à l'épreuve et vous en assurer avant de prendre une décision d'embauche. 

Facile à administrer

Le recrutement de nouveaux employés est un processus difficile et exhaustif. Mais avec les tests d'évaluation de Microsoft Office, vous pouvez attribuer un test de compétences à un candidat et vous concentrer sur d'autres tâches. 

Ces tests de compétences Microsoft Office permettent aux recruteurs et aux responsables du recrutement d'économiser du temps et des efforts lors de la sélection des employés. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à d'autres aspects du processus d'embauche qui ne peuvent être automatisés. 

Rationalisation de l'embauche 

Les recruteurs peuvent prendre des décisions plus judicieuses lorsqu'ils ont sous les yeux des résultats de tests clairs. 

Il est quasiment impossible de débattre de la compétence Microsoft d'un candidat par rapport à un autre en se basant uniquement sur un entretien en face à face ou sur un CV. Mais lorsqu'un responsable du recrutement dispose de résultats de test clairs, il est facile de choisir le candidat le plus compétent. 

Identifier les bons candidats à l'aide d'un test d'évaluation de Microsoft Office

L'utilisation de tests de compétence en Microsoft Office est un excellent moyen d'éliminer les mauvais candidats et d'embaucher la crème de la crème du pool de candidats. 

Malheureusement, certaines personnes sont volontiers menteuses et ont tendance à embellir leur CV, ce qui complique la tâche des recruteurs pour identifier les candidats les plus solides. Mais les tests de compétences Microsoft Office permettent de choisir facilement les meilleurs d'entre eux !

Disqualifier les mauvais candidats

Le plus intéressant dans l'utilisation des tests de compétences Microsoft est qu'ils permettent de trier immédiatement les candidats qui savent utiliser Microsoft et ceux qui ne le savent pas. Il n'y a pas à se cacher quand on passe l'une de ces évaluations de Microsoft Office : le candidat possède les compétences ou non.

Ces tests sont la solution parfaite pour les nombreux candidats qui jettent des compétences en Microsoft Office sur leur CV en pensant qu'ils n'auront jamais à les utiliser ou qu'ils peuvent les apprendre sur le tas. En éliminant ces personnes, le responsable du recrutement économise du temps et des efforts. 

Des scores clairs et comparables

Lorsque vous réduisez votre vivier de candidats, il peut être difficile de choisir entre des candidats qui semblent tous qualifiés.

Si vous cherchez une ou deux petites choses qui distinguent un candidat des autres, les résultats du test sont un excellent outil. Vous pouvez comparer les résultats des tests de compétences Microsoft Office côte à côte pour vous aider à prendre une décision d'embauche définitive. 

Résultats objectifs

Certaines personnes possédant des compétences informatiques phénoménales s'expriment moins bien que d'autres. Ainsi, le meilleur candidat peut ne pas être en mesure d'exprimer ses compétences lors d'un entretien ou sur son CV. Mais les tests Microsoft Office leur permettent de montrer et non de dire leurs compétences. Ainsi, les préjugés d'un recruteur ne joueront pas un rôle dans la décision d'embauche. 

Quelles sont les choses à garder à l'esprit lorsque vous testez vos compétences en Microsoft Office pour l'emploi ?

Lors de l'exécution d'un test de compétences Microsoft, il y a certaines choses à garder à l'esprit. Il n'y a pas de score idéal, alors tenez compte des considérations expliquées ci-dessous lorsque vous interprétez le score d'un candidat à un test de compétences Microsoft Office. 

Responsabilités du poste

La considération la plus importante est ce que le rôle impliquera. Si un candidat obtient de mauvais résultats en matière de maîtrise d'Excel, mais qu'il travaillera principalement avec Word et Powerpoint, tenez-en compte. 

De nombreuses personnes sont familières avec certains programmes Microsoft Office, mais pas tous. Déterminez quels programmes et quelles compétences spécifiques sont nécessaires pour le poste en question. 

Compétence de la main-d'œuvre actuelle

Tenez compte des compétences de votre personnel actuel en matière de Microsoft Office lorsque vous examinez les résultats des tests. Si tous vos employés actuels obtiennent un score dans le 80e percentile, l'embauche d'une personne dans le 60e percentile tirera le bureau vers le bas. 

D'un autre côté, si votre équipe obtient un résultat dans le 40e percentile, une personne qui obtient un résultat dans le 60e percentile pourrait être un atout formidable pour l'entreprise ! En testant vos employés avec les mêmes tests gratuits de compétences Microsoft Office, vous pouvez évaluer les capacités informatiques de votre équipe. 

Expérience déclarée

En comparant les résultats d'un test Microsoft Office pour l'emploi à ce qu'ils mettent sur le CV, vous avez une idée de l'honnêteté et de la fiabilité d'un candidat. De nombreuses personnes étoffent leur CV, mais s'ils ne sont pas à la hauteur, vous pouvez remettre en question d'autres aspects de leur CV. 

Un employé malhonnête sur ses compétences peut mener à bien des projets de qualité médiocre ou faire preuve d'un faible potentiel qui contredit son CV. 

Il peut être difficile de faire le tri parmi de nombreux candidats qualifiés. Grâce aux tests de compétences Microsoft Office, vous pouvez être sûr que le candidat que vous embauchez répond aux critères nécessaires à la compréhension de la technologie.