Écrire des lettres à des personnes peut poser certains défis, surtout si vous devez envoyer de mauvaises nouvelles. Après tout, personne ne souhaite recevoir une lettre de refus en tant que candidat, mais c'est important lorsque vous embauchez des personnes.

Lorsque vous rédigez un courriel de rejet d'un candidat, vous devez identifier la meilleure approche pour annoncer la nouvelle à la personne. Assurez-vous de connaître les meilleures pratiques et d'examiner ces questions pour vous aider à créer l'e-mail de rejet parfait.

Pourquoi les recruteurs envoient-ils des e-mails de rejet aux candidats ?

Les recruteurs reçoivent de nombreuses candidatures, ce qui leur offre diverses possibilités de trouver une personne qui convienne à leur entreprise. Cependant, cela présente l'inconvénient de rejeter certains candidats, car ils n'ont pas assez de postes pour chaque candidat.

Les recruteurs enverront des courriels de rejet, de sorte que les candidats n'ont pas besoin d'attendre. Sinon, certains pourraient attendre que votre entreprise réponde et considérer l'absence de réponse comme une mauvaise communication. En revanche, si vous envoyez des courriels de rejet, vous permettez aux candidats de tourner la page.

Une lettre de rejet est également efficace car elle vous permet d'identifier les points que le candidat doit améliorer. Par exemple, si les candidats n'ont pas assez d'expérience ou manquent de compétences spécifiques, vous pouvez leur faire part de ces points.

En bref, les recruteurs envoient des e-mails de rejet pour tenir les candidats informés tout en restant professionnels.

Comment rendre un courriel de rejet d'un candidat plus attrayant ?

Vous voulez que vos candidats aient un sentiment positif lorsqu'ils reçoivent une lettre de refus. Cependant, lorsque vous passez par le processus, vous devez laisser à votre candidat une action qu'il peut entreprendre. Cela contribue à rendre votre courriel de refus plus attrayant pour le candidat.

Par exemple, si la candidature vous a plu, vous pouvez dire à votre candidat de surveiller d'autres emplois et de postuler à nouveau. Ainsi, il saura que votre entreprise le désire et pourra retravailler avec lui si un autre poste se présente.

Si le candidat a commis des erreurs, vous pouvez les lui signaler en guise de conseil. Ainsi, il saura ce qu'il doit améliorer avant de postuler à un emploi similaire.

Comment rendre l'e-mail de rejet d'un candidat moins douloureux à recevoir ?

Personne ne souhaite recevoir un courriel de rejet, mais vous pouvez toujours rendre la chose moins pénible pour le destinataire. Vous pouvez créer le parfait courriel de refus d'un candidat si vous trouvez le juste équilibre entre l'information de la personne et la convivialité.

Par exemple, vous pouvez souligner les éléments que vous avez appréciés dans l'entretien, la candidature ou la lettre de motivation. Vous pouvez également indiquer les compétences et les expériences qui vous ont le plus marqué afin que le candidat puisse conserver ces informations pour ses futures candidatures.

Cinq étapes pour un parfait courriel de rejet d'un candidat

Vous devez vous souvenir de ces cinq étapes lorsque vous rédigez l'e-mail idéal de rejet d'un candidat. Ce processus peut vous aider à aborder les e-mails, à traiter les points clés et à rester professionnel.

1. Noms et positions des États

Lorsque vous envoyez un courriel de refus à quelqu'un, vous devez préciser que vous vouliez l'envoyer à cette personne. Sinon, les candidats peuvent penser que vous l'avez accidentellement envoyé à la mauvaise personne. Toutefois, vous pouvez éviter cela en indiquant le nom du candidat et le poste correspondant.

En l'indiquant clairement, vous évitez toute confusion ou erreur de communication. Vous ne voulez pas que quelqu'un ait l'espoir que vous avez envoyé le courriel à la mauvaise personne, alors faites de votre mieux pour éviter ce problème. 

Vous souhaitez également mentionner l'entreprise afin de clarifier la source du message. Selon le candidat, il peut postuler à plusieurs endroits à la fois, alors efforcez-vous toujours d'être clair.

2. Envoyez-le sans tarder

Lorsque vous créez le parfait courriel de rejet d'un candidat, vous ne voulez pas prendre trop de temps. Au contraire, vous voulez envoyer l'e-mail rapidement pour informer le candidat de la situation. Ainsi, le candidat n'attendra pas des semaines pour recevoir une réponse.

Dès que vous avez choisi le candidat à embaucher, vous devez contacter les autres. Veillez à respecter ce point tout au long du processus, afin que les gens soient informés immédiatement. Par exemple, vous pouvez envoyer des courriels aux personnes après qu'elles ont envoyé leur CV et même après les entretiens.

Faites toujours de votre mieux pour répondre dans les jours qui suivent et au plus tard dans la semaine si possible.

3. Fournir quelques explications

Vous devez expliquer chaque fois que vous envoyez un courriel de rejet à un candidat. Sinon, le candidat aura l'impression que vous l'avez laissé tomber sans raison, et il sera rapidement frustré ou agacé par votre entreprise.

Bien que vous n'ayez pas besoin de leur donner la raison exacte, vous devez leur fournir une certaine forme d'explication. Par exemple, vous pouvez dire que vous avez choisi un autre candidat avec des références différentes plutôt que de dire qu'il n'a pas de références suffisantes.

Lorsque vous donnez une explication, vous permettez aux candidats de tourner la page, alors assurez-vous d'en offrir une chaque fois que possible.

4. Restez poli et reconnaissant

Lorsque vous rédigez un courriel de refus, vous devez rester poli et reconnaissant tout au long du processus. Tout d'abord, commencez par souligner à quel point vous appréciez les candidats qui postulent pour le poste et leur temps. Cela témoigne d'un certain respect de votre part.

Bien que vous deviez faire face au rejet, vous pouvez rester poli tout au long du processus. Veillez à vous comporter de manière professionnelle. Vous ferez ainsi passer votre message tout en restant poli et amical.

Trouvez toujours quelque chose à dire à vos candidats pour les remercier de leurs efforts. Même si cela ne semble pas grand-chose, cela peut atténuer le choc du rejet.

5. Offrez des encouragements et des compliments

Une fois que vous avez abordé le rejet, vous devez voir vos options pour laisser le candidat sur une note positive. Certaines personnes le font en offrant des encouragements et des compliments au candidat.

Par exemple, vous pouvez mentionner les points que vous avez appréciés au cours de l'entretien ou souligner les grandes qualités du CV. Vous pouvez également indiquer comment votre entreprise offre d'autres possibilités à l'avenir pour qu'ils puissent postuler à ces postes.

En terminant le courriel, vous pouvez leur donner de l'espoir et leur faire savoir qu'ils peuvent trouver un emploi à terme.

Quelle longueur doit avoir ma lettre de refus ?

En règle générale, les lettres de refus doivent être courtes pour éviter les problèmes. Cependant, si vous les rendez trop longues, vous risquez de ne pas fournir suffisamment d'informations. D'autre part, si vous la rendez trop longue, certaines personnes risquent de ne pas la lire en entier.

En règle générale, vous pouvez faire passer votre message entre un et trois paragraphes. Vous pouvez utiliser le format suivant et l'appliquer à votre courriel de refus.

• Utilisez le premier paragraphe pour expliquer le rejet et le raisonnement qui le sous-tend.
• Discutez de certains des points positifs dans le deuxième paragraphe.
• Proposez de vous recontacter si un autre poste se présente dans le troisième paragraphe.

Cependant, si vous pouvez être plus court, vous facilitez la tâche du lecteur. De cette façon, vous pouvez faire passer votre message tout en laissant une impression positive sur eux pour éviter de brûler les ponts.

Quelle ligne d'objet dois-je utiliser pour un courriel de rejet ?

Comme vous souhaitez que les candidats ouvrent l'e-mail, vous ne pouvez pas donner toutes les informations dans la ligne d'objet. Au lieu de cela, vous devez utiliser des phrases qui les informent de l'objectif de l'e-mail sans indiquer explicitement le rejet.

Par exemple, vous pouvez mentionner le statut de la candidature ou utiliser une formulation similaire. De cette façon, ils comprennent que vous voulez leur donner des informations sur la candidature, et ils n'ignorent donc pas l'e-mail.

Si vous vous contentez de mentionner le rejet dans la ligne d'objet, cela les dissuadera d'ouvrir le courriel et ils risquent de manquer des informations importantes que vous vouliez leur communiquer.

Commentaires finaux

Vous devez envisager les possibilités disponibles lorsque vous travaillez comme recruteur. Tout en embauchant les meilleurs candidats, vous devez également en rejeter certains. Assurez-vous d'apprendre à rédiger un courriel de rejet idéal pour annoncer la nouvelle.

Une fois que vous avez élaboré un e-mail, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration constante de votre approche. Ce faisant, vous apprendrez à créer l'e-mail parfait à envoyer à vos candidats. Ainsi, vous pourrez conserver une impression positive auprès d'eux tout en faisant passer votre message.